Η Επιτροπή Όρων Υπηρεσίας εις Ξενοδοχεία εκδίδει, μέσω του εργοδότη, σε κάθε εργοδοτούμενο επαγγελματικό βιβλιάριο το οποίο θα τηρείται και θα ενημερώνεται δεόντως για την καταγραφή απαιτούμενων στοιχείων. Ο εργοδότης είναι υπεύθυνος για την ασφαλή φύλαξη του επαγγελματικού βιβλιαρίου κατά την διάρκεια απασχόλησης του εργοδοτουμένου στο ξενοδοχείο του και παραδίδεται σε αυτόν με τη λήξη της εργοδότησης του.
Μη ειδικευμένος εργοδοτούμενος πρέπει να εφοδιαστεί με επαγγελματικό βιβλιάριο με τη συμπλήρωση 3 μηνών υπηρεσίας ενώ κάθε ειδικευμένος εργοδοτούμενος, ή/και απόφοιτος ξενοδοχειακής ή τουριστικής σχολής με τη συμπλήρωση ενός μήνα υπηρεσίας.